Tenir sa comptabilité

Quelques conseils pour améliorer la gestion de la comptabilité d’une association et un rappel de tous les éléments indispensables pour tenir la comptabilité d’une association.

Comptabilité et Loi de 1901

La loi de 1901 ne précise aucune obligation spécifique quant à la tenue d’une comptabilité. Mais des obligations, il y en a :

– Statutaires > Informer les adhérents

– Légales > Fortes subventions, utilité publique, …,

– Fiscales > Activités économiques

– Sociales > Emplois salariés

– Contractuelles > Perception de subventions

Rendre des comptes aux adhérents

– Il n’est pas sérieux d’envisager de pouvoir rendre des comptes sans tenir une comptabilité.

– Il n’est pas envisageable, non plus, de ne pas tenir d’Assemblées Générales. L’association pourrait être déclarée « transparente » et perdre ses avantages fiscaux (Instruction Ministérielle du 15/09/98).

Satisfaire aux exigences légales ou réglementaires

– Demandes de subventions (Pas de Bilan, pas de subvention)

Contrôles URSSAF

– Présentation d’une comptabilité exigée

– Toute dépense sans justificatif est « requalifiée » en « salaire dissimulé »

– Contrôles fiscaux

– Procédures judiciaires, éventuelles.

Parce que c’est un métier complexe, nous vous initions et informatisons votre comptabilité afin que vous concentriez vos efforts sur vos objectifs associatifs.

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Vocabulaire comptable :

Brouillard :

Synonyme de « brouillon » : Etat « modifiable » des écritures comptables. Cet état doit cesser au moment de l’arrêt des comptes. Dans le passé, au temps des comptabilités manuelles, les écritures étaient  « arrêtées » par une copie dans des registres, « sans rature ni surcharge ». Aujourd’hui, les logiciels de comptabilité sont dans l’état de « brouillard » jusqu’à ce qu’une commande de  validation des comptes « verrouille » le logiciel et interdise toute modification.

 

Journal :

Document dans lequel toutes les opérations financières sont enregistrées chronologiquement

 

Livre de caisse :

Document de type « journal », dédié à une caisse.

 

Grand livre :

Document « papier » ou « informatique » réunissant tous les comptes utilisés.

Dans le passé, il s‘agissait d’un registre (livre) dans lequel apparaissaient tous le comptes utilisés.

 

Comptes :

Comptes du plan comptable des associations et fondations

– Comptes de Bilan

– Comptes de Gestion

 

Balance :

Document donnant le « solde » des comptes utilisés.

Ce sont ces valeurs qui sont reportées dans le Bilan, d’une part et le compte de résultat (appelé également compte de gestion), d’autre part.

 

Bilan :

Report des soldes de la balance dans l’actif et le Passif du Bilan.

Actif du Bilan : C’est la somme de biens (patrimoine) de l’association

– Comptes de capitaux

– Comptes d’immobilisations

– Comptes de stocks

– Comptes de tiers & d’attente

Passif du Bilan : Justification de l’actif. C’est là que les dettes apparaissent, s’il y en a.

– Comptes financiers, dont le compte de Résultat

– Comptes de tiers & d’attente

 

Compte de Résultat :

Report des soldes de la balance

– Comptes de charges

– Comptes de produits

– Comptes spéciaux (Contributions volontaires)

 

Produits :

– Recettes correspondant aux « fruits » de l’activité sociale de l’association.

– Cotisations, subventions et ventes de T-shirts, par exemple, sont des Produits

– Un emprunt bancaire, aussi nécessaire et utile soit-il, n’est pas un produit.

 

Charges :

– Dépenses correspondant aux « besoins» de l’activité sociale de l’association.

– Loyers, téléphones, salaires, taxes, par exemple, sont des Charges

– Le remboursement du « capital » d’un emprunt bancaire, n’est pas une Charge

– Mouvement interne au Passif : Diminution de la dette au profit des fonds propres.

– Le total du Bilan n’est pas affecté

– Le paiement des intérêts d’un emprunt est une Charge

– Le total du Bilan est pas affecté, par le résultat.

 

Résultat :

Somme des Produits – Somme des charges

Deux méthodes de comptabilité :

Il existe deux façons de tenir une comptabilité. L’une, dite « en partie simple » et l’autre, dite « en partie double. Cette dernière est celle utilisée par les « professionnels ».

Comptabilité en partie simple

 

Comptabilité dite « Dépenses – Recettes » ou « Familiale ».

Parfois dite « Comptabilité de trésorerie », mais c’est une erreur. La comptabilité de trésorerie est un sous ensemble des procédures de gestion utilisées dans la comptabilité en partie double. Cette procédure fait ressortir le montant des « disponibilités » mais ne donne pas le montant (ni le signe) du « résultat ». C’est une des causes d‘erreurs.

 

Avantage : sa simplicité

Désavantage :

– Difficulté, voir impossibilité, de faire ressortir le résultat :

Les « Dépenses » ne sont pas toutes des « Charges »

Les « Recettes » ne sont pas toutes des « Produits »

 

– Ne peut convenir qu’aux très petites associations : Pas d’immobilisation ; Pas de provisions ; Pas d’emprunt.

– La simplicité de cette formule « attire » les personnes sans expérience comptable, mais elles atteignent rapidement les limites de ce principe de comptabilité.

– Sa simplicité permet de l’informatiser, grâce à un tableur « Excel » par exemple, mais cela n’en recule pas les limites, spécialement en fin d’exercice pour établir le Bilan et le Compte de Résultat.

– Le risque majeur est celui de ne pas être en mesure de valoriser le résultat.

Une avance de la banque est enregistrée en tant que « recette » mais au plan économique de l’association, ce n’en est pas une (ce n’est pas un Produit). Si le nombre d’opérations enregistrées est important, il est difficile de s’y retrouver en fin d’exercice. Ce n’est pas un risque « d’école ». Pour cette raison, des associations se sont retrouvées en cessation de paiement,

 

Nous recommandons de démarrer par une comptabilité en partie double.

Comptabilité en partie double

 

La comptabilité en partie double repose, pour chaque mouvement financier, sur l’enregistrement dans deux comptes distincts de son « origine », d’une part et de son « utilisation », d’autre part. En fin d’exercice,  ces comptes permettent d’en extraire aisément les données nécessaires pour établir le « Bilan » et le « Compte de résultat ».

 

Définition d’un mouvement financier :

• Origine vers utilisation (Partie et contrepartie)

Origine = Compte de départ = Crédit

Utilisation = Compte d’arrivée  = Débit.

 

L’argent ne change pas de poche mais de compte

 

• Crédit vers Débit

Crédit = Colonne de droit

Débit  = Colonne de gauche

 

On met l’argent à gauche. C’est bien connu

 

Tenue d’une comptabilité

La comptabilité, c’est d’abord une préparation minutieuse des documents puis un classement rigoureux et enfin le respects de quelques principes fondamentaux.

 

Déroulement des opérations :

 Ouverture de la comptabilité

– Ouverture des comptes

– Report des soldes de l’exercice précédent

 Enregistrement dans le journal, ou les journaux

– Enregistrements chronologiques

– Ecritures de fin d’exercice

  Report des écritures dans les comptes concernés

– Reports dans 2 comptes (partie et contrepartie)

 Edition de la balance

– Soldes de tous les comptes

  Elaboration du Bilan et du Compte de résultat

– Report des soldes de la Balance

Ecritures

 – Enregistrements aux journaux et livre(s) de caisse(s)

– Report dans les comptes

Classement et archivage

 

– Charges :

Classement des pièces comptables et archivage

– Produits :

Même procédure pour les factures ou reçus des  usagers (clients)

– Chéquier

Bien remplir les talons : date, bénéficiaire, montant, n° facture

– Relevés bancaires :

Indispensables pour le rapprochement  bancaire

– Tenue de la caisse :

Tenue en temps réel du livre de caisse

Présentation du rapport financier annuel

– Compte de résultat (appelé aussi compte d’exploitation)

– Rapport explicatif (annexe)

Les adhérents sont appelés à voter le rapport financier. Les documents présentés, dont ils ont une copie en main, doivent être compréhensibles pour qu’ils puissent voter en connaissance de cause.

– Budget pour l’exercice suivant

Principes fondamentaux

– Méthodes utilisées stables

Comparaisons significatives d’un exercice à l’autre.

– Exercice indépendants les uns des autres

Imputer à un exercice ce qui se rattache uniquement à cette exercice

Tenue manuelle : Journal Grand-Livre

Document que l’on peut se procurer dans les papeteries, sous la marque « Exacompta » par exemple.

Le journal se trouve sur la page de droite et les « comptes », sont situées à gauche, avec une colonne par compte utilisé. La méthode est limitée par le nombre de comptes voulus.

Logiciel de comptabilité

Après les opérations de « saisie » des écritures, effectue le traitement automatique des documents comptables : Bilan – Compte de résultat – Balance – Grand Livre.

– Comptabilité en partie simple : à éviter

– Comptabilité en parties double : la meilleure solution

– Maintenance et mise à jour doivent être assurées par le vendeur

– Attention aux logiciels « maison ». La disparition de son auteur mettra l’association en difficulté.

– Logiciels recommandés : Ciel Compta, EBP, Sage Compta ligne 100, et Open Office Compta du CAVA 49, pour les petites associations qui ne gèrent pas d’immobilisations et qui n’ont pas de salariés.

> En savoir plus sur l’aide association

Comptes annuels

Quelque soit la façon de tenir sa comptabilité, en fin d’exercice il vous faut présenter :

 

Le Bilan (Pas de bilan, pas de subvention)

– Le bilan permet d’évaluer le montant de la partie des fonds propres, de l’association, pouvant être utilisée comme « fonds de roulement ».

– La législation relative aux associations estime que le « besoin en fonds de roulement » est inférieur à 15 % du budget Prévisionnel (soit environ 2 mois).

– En cas de dépassement, l’autorité versant la subvention est sommée d’en réduire le montant.

 

Le Compte de résultat

– Comme son nom l’indique, le Compte de résultat précise le montant du « résultat » de l’activité économique de l’association : Résultat = Somme des Produits – Somme des charges.

– Dépenses conformes au budget prévisionnel, tant en montant qu’en nature.

Autrement dit, l’équipe dirigeante n’a pas le droit de dépasser le montant d’une ligne budgétaire, même si une ou plusieurs autres lignes, affichent des excédents. C’est à l’A.G. de voter l’affectation des excédents.

– Affectation des excédents :

Il est légitime qu’un organisme non lucratif dégage, dans le cadre de son activité, des excédents, reflet d’une gestion saine et prudente. Cependant, l’organisme ne doit pas les accumuler dans le but de les placer. Les excédents réalisés, voire temporairement accumulés, doivent être destinés à faire face à des besoins ultérieurs ou à des projets entrant dans le champ de son objet non lucratif.

 

Le Budget prévisionnel

– Produits = Espérances de ressources

– Charges = Prévisions de dépenses

– Résultat équilibré : Produits = Charges

-La recherche de bénéfices n’est pas admise par la loi de 1901

-Les dotations aux provisions doivent apparaître dans le budget et être justifiées

-Une réserve de trésorerie est constituée par l’affectation du résultat (Votée à l’A.G.)

-Le résultat peut être déficitaire si les fonds propres sont jugés trop importants.

– L’équipe dirigeante ne peut engager que des dépenses prévues au budget

Commissaires aux comptes

Les Grosses associations doivent soumettre leur comptabilité à un Commissaire aux comptes :

– Montant des subventions égal ou supérieur à 150 000 €

– Chiffre d’affaire de 3 millions d’Euros

– Plus de 50 salariés

Commissaire aux comptes :

– Expert comptable agréé par le Tribunal d’Instance

Autre Associations : Rien n’est prévu

– Un contrôle annuel de la gestion peut éviter des problèmes.

– La nécessaire confiance ne doit pas exclure le contrôle

Une solution : les vérificateurs aux comptes

– Le vérificateur aux comptes est un témoin.
– Le rapport financier est nécessairement synthétique. Le vérificateur prend le temps, avant l’A.G. et par délégation de l’A.G. précédente, de consulter les documents comptables. Il rédige un procès verbal qui sera lu à l’A.G.

– L’objectif n’est pas de vérifier la façon dont est tenue la comptabilité, mais d’en contrôler l’exactitude.

– La vérification peut être faite par toutes personnes, même sans formation comptable, à condition d’être indépendantes des organes dirigeants.