L’association employeur

Le contenu de ce document est une information synthétique présentée à l’attention des dirigeants d’associations. Il n’est pas opposable au Code du travail ni à aucune Convention collective.

 

L’association : un employeur comme les autres

Il est une idée fausse mais assez répandue, que la loi de 1901 est un « rempart » contre tous les ennuis administratifs et les lois ordinaires. Il n’en est rien.

 

Loi de 1901

 

– Article 1 – Droit de se réunir pour autre chose que de partager des bénéfices.

– Article 3 – Aucune activité illicite, contraire aux lois, aux bonnes mœurs, ou menaçant la République.

 

Autrement dit, à part se réunir pour autre chose que de faire du « commerce », toutes les activités des organisations relatives à la loi de 1901, sont assujetties au Droit commun.

Le dirigeant d’association-employeur est un employeur comme les autres.

La loi de modernisation du marché du travail du 25 juin 2008 a initié des changements. Par exemple, la rupture d’un contrat de travail ne pouvait se régler que par une démission à l’initiative du salarié ou par un licenciement à l’initiative de l’employeur. La loi de modernisation a introduit la « Rupture conventionnelle amiable » (Cet accord entre, un salarié et son employeur, doit être homologué dans les 15 jours, par la Direction Départementale du Travail).

 

Le contexte juridique est en évolution, mais comme pour les autres, le fait de méconnaître les dispositions du Code du travail relatives au bulletin de paie, le dirigeant d’association employeur peut faire encourir à son association, une amende prévue pour les contraventions de la 3e classe.

L’association est soumise aux mêmes obligations générales que les entreprises, quelle que soit sa taille ou son activité et le montant de la rémunération.

Les contrôleurs de l’Urssaf sauront vous le rappeler en cas de manquement aux obligations.

> En savoir plus sur le controle Urssaf

 

Les obligations

 

– Signer un contrat de travail entre l’association et le salarié

– Déclarer au préalable l’embauche du salarié, déclaration unique d’embauche (DUE)

– Etablir des feuilles de paye

– Déclarer et de régler l’ensemble des cotisations sociales

– Respecter la législation du travail et la convention collective en vigueur pour l’activité de l’association

– Tenir à jour le registre d’entrée et de sortie du personnel

 

Contexte juridique

• Références : Code du travail & Conventions collectives

– L’employeur :    Personne ayant autorité

– Le salarié :        Personne en état de subordination

 

• Code du travail et conventions collectives ont pour objectif de protéger le salarié face à une personne ayant autorité.

 

• En cas de contentieux, la justice optera toujours pour ce qui est le plus favorable au salarié.

L’association-employeur sera condamnée à verser des indemnités.

 

• Exemples d’accusations possibles :

– « Légèreté coupable »

– « Avoir créé les Conditions de la faute ou du délit »

 

 

Embaucher un salarié

Cette embauche peut se faire avec le Pôle Emploi de votre secteur, ses conseils permettent de bien cerner le profil du poste.

Vous pouvez demander également si le poste à pourvoir rentre dans les conditions des contrats aidés.

Profil du poste :

Mission générale (secrétariat, comptabilité etc.…), Détail des tâches, Durée du travail, horaires, lieu, Relations et position hiérarchique au sein de l’association, Compétences requises, formations, maîtrise des outils.

 

Le contrat de travail

• Le contrat de travail doit être :

– Subordonné à loi

– Scrupuleusement conforme aux exigences : du Code du travail et de la Convention collective applicable.

– Écrit et signé

 

• Sinon c’est un Contrat de Droit commun

– à durée indéterminée

– à temps complet et sans période d’essai

 

• Période d’essai

– Permet aux 2 parties de vérifier si elles peuvent travailler ensemble

– Elles pourront se séparer sans justification ni indemnité

– La durée doit être conforme à la convention collective

 

• Visite médicale d’embauche

– Condition d’aptitude « médicale » à la tenue de l’emploi.

– C’est une étape cruciale dans l’embauche d’un salarié.

Pour obtenir un travail, des personnes sont susceptibles de « taire » une maladie ou une incapacité physique. Si l’employeur ne s’est pas assuré que la visite médicale d’embauche a bien été effectuée, il peut être accusé de « légèreté coupable » ou d’avoir « causé les conditions de la faute » si, après l’embauche, le salarié est licencié pour une raison relative à son état de « santé ».

 

• Fonction

– Décrire avec précision les tâches du salarié

– Le refus d’exécuter une tâche inscrite au contrat, peut constituer une faute.

– Ce n’est pas est une faute, dans le cas contraire.

 

• Contrat de travail à temps partiel

– Préciser la durée hebdomadaire, ou mensuelle, de travail

– Préciser la répartition des heures dans la semaine ou le mois

– Sans un emploi du temps qui lui aura été remis en mains propres le salarié est réputé être en permanence à la disposition de son employeur.

En cas de contentieux il lui sera accordé des indemnités pour cela.

 

• La signature du contrat

– Contrat signé avant l’embauche effective du salarié

– Si le salarié refuse de signer il ne faut pas l’embaucher

Entamer son travail avant la signature du contrat constitue les conditions d’un C.D.I. à temps plein sans période d’essai.

 

– Si un élément substantiel est indéterminé, inscrire une valeur provisoire qui sera modifiée ultérieurement par un avenant.

– Ne pas envoyer le contrat par la poste mais prévoir un rendez-vous.

Un contrat non signé par les deux parties n’a aucune valeur

 

• La durée du contrat

– Le C.D.I. est la règle, le C.D.D. est l’exception

– Cas de recours au C.D.D

* Remplacement d’un absent

* Accroissement temporaire d’activité

* Exécution de travaux temporaires par nature (saisonniers

– Contraintes du C.D.D.

* Contrat obligatoirement écrit et indemnité de fin de contrat

* Possibilité de licenciement uniquement pour faute grave

 

• Modification de contrat (avenant)

– La seule issue au refus de signer un avenant est le licenciement ou la renonciation, par l’employeur, à la modification.

– S’il s’agit du refus d’une réduction du temps de travail, ce peut être un licenciement économique.

 

– La loi de modernisation du Code du travail a introduit la « rupture de contrat amiable ». Il faut vérifier si le licenciement en question relève de cette procédure.

 

– Vérifiez si tous vos salariés sont titulaires d’un contrat signé et conforme au Code du travail et à la Convention collective applicable.

Le contrat quel qui soit doit être écrit. Le contrat de travail comporte au moins les mentions suivantes :

Identités de l’employeur et de l’employé, Lieu de travail, Titre du salarié ou description du poste, Durée hebdomadaire, Date du début du contrat (fin si c’est un contrat de travail à durée déterminée et indiquer le motif du CDD), Rémunération, Déplacements – Remboursements de frais, Absence et indisponibilité, Congés payés, Charges sociales, Obligations du salarié, Convention collective, Période d’essai, Rupture anticipée, etc.

 

– Il n’est jamais trop tard pour se mettre en règle.

 

Quand vous aurez un contentieux, il sera trop tard.

 

 

Déclaration d’embauche du salarié (DUE)

Tous les employeurs, quels que soient le secteur d’activité, pour toute embauche d’un salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale doivent faire une déclaration unique d’embauche.

Les employeurs du secteur du spectacle et du tourisme sont toutefois exclus de cette obligation, pour les emplois occasionnels.

La déclaration rassemble en une formalité

La déclaration préalable à l’embauche destinée à l’Urssaf

La déclaration d’une première embauche dans un établissement destinée à l’Urssaf, à   l’Institut National de la statistique et des études économique, à Pôle Emploi, à la Caisse Régionale d’Assurance Maladie, à la Direction Départementale et Régionale du travail, de l’Emploi, et aux services fiscaux.

La demande d’immatriculation d’un salarié à la Sécurité Sociale destinée à la Caisse Régionale d’Assurance Maladie, la Caisse Primaire d’Assurance Maladie, et l’Institut National de la statistique et des études économique.

La demande d’affiliation au régime d’assurance chômage destiné à Pôle Emploi.

La demande d’adhésion à un centre de médecine du travail destiné à un centre de médecine du travail.

La déclaration d’embauche du salarié auprès du centre de médecine du travail en vue de la visite médicale obligatoire à un centre de médecine du travail

La demande d’exonération des cotisations patronales pour l’embauche du premier salarié destinée à L’Urssaf et à la Direction Départementale et Régionale du travail, de l’Emploi.

La déclaration en vue d’appliquer l’abattement des cotisations patronales pour l’embauche d’un salarié à temps partiel destinée à L’Urssaf.

La liste des salariés permettant le pré-établissement de la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales) destinée à l’Urssaf.

Votre déclaration doit se faire auprès de l’URSSAF de la circonscription dans laquelle se situe l’association qui emploiera le salarié.

La déclaration unique d’embauche doit parvenir à l’Urssaf dès la prise de fonction ou la période d’essai.

 

 

Le Licenciement

• Procédure de licenciement individuel

– Conditions de forme du licenciement subordonnées au Code du travail ou à la Convention collective

– Un licenciement mal étayé et mal justifié peut entraîner le versement d’indemnités très élevées (plusieurs mois de salaire)

 

• Licenciement économique

– Suppression ou modification d’un poste

– Refus d’une réduction du temps de travail

– Indemnité légale (outre arriérés de salaire et accessoires de salaire)

Montant proportionnel à l’ancienneté.

2/10e de mois de salaire par année d’ancienneté

Plus 2/15e par année au delà de 10 ans d’ancienneté

 

• Licenciement individuel

– Cause réelle et sérieuse (Faute simple)

* Versement d’une indemnité (1/10e de mois par an +1/15e au-delà de 10 ans)

* Preuves écrites, datées et signées de sanctions antérieures (< 3 ans)

* Preuves des fautes (< 2 mois)

Sinon : licenciement abusif et indemnités supplémentaires

– Faute grave

* Le salarié ne peut plus rester dans l’entreprise.

* Si sa présence est tolérée plus de 48 h après la faute, la notion de faute grave ne sera pas retenue.

 

– Faute lourde (Le salarié a voulu nuire à son employeur)

Dans tous les cas, faire appel à un professionnel du Droit social. Ce n’est pas gratuit mais le coût de cette aide est infime en comparaison de ce qu’il faut payer en cas de condamnation.

 

URSSAF

• Cas de Présomption de salaire dissimulé

– Dépense sans facture justificative.

– Dépense dont la nature est difficilement associable à l’activité de l’association.

 

Exemples :

– Absence de Note de frais de déplacement dans les pièces comptables (factures fournisseurs).

– Montant forfaitaire de frais de déplacement.

 

• Note de frais de déplacement

– Note pour un déplacement en voiture personnelle

* Date du déplacement et trajet

* Motif du déplacement

* Barème fiscal

* Archivage avec les pièces comptables

* Photocopie de la carte grise

– Mission professionnelle : Penser à l’assurance

– Trajet domicile – travail : « Tolérance fiscale en province »

 

Chèque emploi associatif

• Préalable : Accord du salarié (outre 3 ETP maxi et salaire plafonné)

• Embauche : Dispense des formalités d’embauche et des bulletins de salaire.

• Législation : Code du travail et Conventions collectives s’appliquent sans réserve.

• CDD : Uniquement pour les cas autorisés par la loi. En apporter la preuve.

• Temps partiel : Remise en main propre, contre décharge, des horaires de travail.

• Salaire : Attention : Chèque = Salaire net.   Données = Eléments du Brut.

– Apporter la preuve écrite du versement des accessoires de salaire

– Vérification du « Net » par rapport au montant du « Brut légal » (tableur)

 

Entorse au Code du travail : Le bulletin de salaire n’est plus le seul document comptable admis entre le salarié et l’employeur. Il n’y a jamais prescription pour les « rappels »

 

• Sécurité : Contrats de travail et Bulletins de salaire

• Enfin, ne pas oublier les cotisations à la Formation professionnelle

 

Travail dissimulé

La vigilance est de rigueur

 

• Travail dissimulé :

– Préoccupation des organismes sociaux

– Décret du 27 octobre 2005 :

Précise les obligations des cocontractants en matière de travail, de prestation de service et d’acte de commerce. Le cocontractant, personne morale, doit s’assurer lors de la conclusion du contrat, et tous les 6 mois, que son cocontractant est en règle avec les organismes sociaux et avec le fisc.

 

• Si vous réglez des honoraires à des animateurs :

– Photocopies des déclarations sociales de son cocontractant (tous les 6 mois)

– Attestation sur l’honneur du dépôt de ses déclarations fiscales

– Contrat mentionnant le n° SIRET du cocontractant

– Honoraires versés que sur présentation d’une facture

– Déclaration annuelle DADS 2 (honoraires et identité du cocontractant)

 

• Travailleur indépendant : Pas de lien de subordination ;

Exemple : Un animateur sportif qui, pour les cours dispensés à une association, n’utilise que les installations sportives municipales mises à la disposition de l’association qui l’emploie, a un lien de subordination avec l’association qui l’emploie. Il ne peut pas être retenu comme un « travailleur indépendant ».